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"最強のDB"より先にやること｜情報の棚卸しのすすめ

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概要

組織の情報がSlack、CRM、Notion、メール、議事録に散らばっている状態では、いきなり最強のDBを作るより先に情報の棚卸しが必要、という記事。 Miroやホワイトボードにデータソースを書き出し、誰が何をどの頻度で書いているか、案件状況を見るときにどこへ行くかを可視化する。 AI活用やデータ基盤づくりの前に、組織の情報地図を作ることが最初の一手になる。

本文

記事は、案件状況を確認するたびにSlack、メール、CRM、Notion、議事録を行き来する場面から始まる。情報が存在しないのではなく、散らばっていることが問題。

筆者が異動後に最初に行ったのは、どこにどんな情報があるかをMiroに書き出すこと。CSやセールスにヒアリングすると、Slack、Salesforce、Notion、メール、スプレッドシートなど、10〜20個程度のデータソースが出てくる。

棚卸しの手順は3つ。

1. ホワイトボードやMiroに、思いつくデータソースを書き出す
2. それぞれに「誰が・何を・どのくらいの頻度で」書いているかをメモする
3. 案件状況を知りたいときに見に行く場所に印をつける

この作業により、「情報はあるのに探せない」構造が見える。

重要なのは、最初から完璧なDBやDWHを作ろうとしないこと。DWHに入っている情報だけでは足りず、本当に必要な情報はSlackや議事録に散らばっている場合がある。基盤整備は必要だが、複雑な事業フェーズでは、まず今ある情報で動くものを作る方がよい。

棚卸しは、何を整備すべきか、どこから束ねるべきか、どの情報が暗黙知になっているかを判断する地図になる。15分でもよいので、まず情報の所在を書き出すだけで次の打ち手が変わる。

要点

  • 情報がないのではなく、散らばっていることが多い。
  • 最強のDBを作る前に、情報の所在を棚卸しする。
  • データソース、書き手、更新頻度、参照先を可視化する。
  • 完璧な基盤より、今ある情報で動くものを先に作る判断もある。
  • AI活用やDB設計の前に、組織の情報地図が必要。

タグ

product-ops #information-architecture #csops #ai-adoption #knowledge-management